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Portal/Dashboard Web em Excel

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O segredo do quadradinho verde

Sabe o quadradinho verde que aparece no canto inferior direito de uma célula selecionada? Bom aquele quadradinho é meio que mágico, e ajuda muito na hora de disseminar fórmulas por toda a sua planilha dizendo “crescei e multiplicai-vos!”. Pois o quadradinho verde guarda um segredo, o segredo do quadradinho verde, e que também pode ser chamado de Preenchimento automático.

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Portal/Dashboard Web em Excel

Aqui vai uma boa dica para você que está tentando ganhar uns pontos na empresa em que trabalha (funcionou muito bem comigo).

Se você é responsável pela geração de relatórios e análises, seja do tipo que for, e tem sempre a necessidade de manter o seu cliente interno informado dos dados mais recentes, elaborar um Portal Web no Excel pode fazer a uma grande diferença para o seu cliente interno, e para você é claro.

A ideia é criar um dashboard, ou qualquer outro tipo de relatório (vai da sua imaginação e necessidade), que seja exibido aos interessados como se fosse um site. Porém sem a necessidade de saber fazer um site e ter todo o trabalho de manutenção. Não se preocupe esta não é uma propaganda clássica do tipo “faça seu site em 5 minutos”, é algo muito mais simples e descomplicado.

Chega de papo furado e vamos ao que interessa.


Requisitos para criar um Portal Web no Excel

Para que a ideia funcione em uma empresa o ideal é que exista uma rede online comum a todos os interessados, ou seja, que todos os clientes internos que utilizaram o portal tenham acesso a pasta onde ele será salvo.

Se você já tem isso agora você só precisa de um pouco de criatividade e, obviamente, o Excel.


Criando um Portal Web no Excel

Talvez você ainda não tenha percebido mas quando clicamos em ‘Salvar como’ no Excel logo abaixo do campo onde inserimos o nome do arquivo que queremos salvar tem o campo Tipo, ou seja, o tipo de arquivo. O Excel nos permite salvar em diversos formatos diferentes do tradicional .xlsx e uma dessas opções se chama Página da Web.

Portal-1

E esse é o segredo da coisa, nada mais. Criar um portal Web no Excel é simplesmente selecionar o tipo de arquivo ao salvar.

Agora entra a criatividade, montar um dashboard bonito e funcional para exibir aos interessados e sempre que precisarem do dado é só acessar o arquivo que será aberto em um navegador da internet e pronto.

Aqui vai um exemplo de um dashboard simples. Mais abaixo têm algumas dicas que acho importantes para que seu Portal tenha sucesso, não deixe de conferir.

Portal-2

O que será exibido na página da web será igual ao exibido na imagem acima, porém sem todos os menus do Excel.


Características

  • Arquivo não pode ser editado pelo usuário, garantindo a integridade dos mesmos.
  • Cada aba da planilha funcionará como uma pagina de um mesmo site.
  • Possibilidade de criar links para outros arquivos na rede facilitando o acesso do usuário e evitando que este navegue por pastas que não deveria.

Vantagens

  • Visualmente atraente.
  • Mais leve que uma planilha cheia de fórmulas.
  • Impossibilita o usuário de alterar os dados.
  • Não precisa ter nenhuma noção de Excel para visualizar e navegar pelos dados.

Desvantagens

  • Todos os dados são entendidos como uma imagem, o que impossibilita selecionar e copiar dados.
  • Nenhum recurso de fórmula e macro estará disponível.

Dicas

Como disse no início, implementei na empresa onde trabalho um Portal deste tipo e aqui vão algumas dicas de como o utilizo.

  • AUTOMATIZAÇÃO – O arquivo em Excel onde construo o Portal é todo automatizado via macro, então tenho apenas o trabalho de apertar um botão e o arquivo automaticamente busca os dados do sistema e se atualiza.
  • LINKS PARA OUTROS RELATÓRIOS – O Portal funciona como um dashboard com as informações mais relevantes unicamente. Para tanto, existe uma série de botões que funcionam como link para outros relatórios mais específicos. Fazendo isso meu cliente interno não tem o trabalho de procurar nenhum arquivo ou navegar pelas pastas que eu não quero que ele navegue, além de ter todos os relatórios que precisa disponíveis em um mesmo local. Para inserir links é só inserir um link normalmente como faria no Excel.
  • E-MAIL AOS INTERESSADOS – Assim que atualizo o Portal envio um e-mail a todos os interessados com um link no corpo do e-mail para o arquivo salvo como página da web, funcionando exatamente como um link normal de internet. O usuário não percebe que se trata de um Excel pois ao clicar no link automaticamente abre o navegador com o Portal.
  • DUAS VERSÕES – Sempre que o arquivo é atualizado eu o salvo em duas versões, .xslm (Pasta de trabalho Habilitada para Macro Excel) que é o arquivo que uso para atualizar o dashboard, ao qual o usuário não tem acesso. E .htm (Página da Web) ao qual o usuário tem acesso.
  • DATA DA ÚLTIMA ATUALIZAÇÃO – Em uma parte da planilha/Portal insiro a data e hora em que o arquivo foi gerado. Como o link para o  Portal é sempre o mesmo, já que não mudo o arquivo de pasta, sempre que o usuário acessar poderá saber quando foi feita a última atualização.

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