Usando as funções de contagem
É comum que as vezes tenhamos que contar alguma coisa em nossas planilhas, mas que nem sempre é uma tarefa simples. As vezes queremos contar quantas vezes algo se repete em uma base, mas ela é tão grande que ma tarefa fácil, se torna muito difícil e demorada.
Ou as vezes precisamos contar quantas vezes alguma coisa e outra aconteceram juntas. Por exemplo, quantas vezes o produto X foi vendido pelo vendedor Y. Ou quantas vezes o clientes Z comprou dentro de um mesmo mês.
Para esses e outros problemas que envolvem a simples arte de contar, existem algumas funções que fazem todo o trabalho por nós.
Neste artigo você irá conhecer:
CONT.NÚM = Para contar as células de um intervalo que contenham números.
CONT.VALORES = Para contar as células de um intervalo que não estão vazias.
CONTAR.VAZIO = Para contar as células de um intervalo que estão vazias.
CONT.SE = Para contar as células de um intervalo com base em um critério.
CONT.SES = Para contar as células de um intervalo com base em um ou mais critérios.
Iremos começar pelas mais simples até as mais complexas, passo-a-passo e com a ajuda de alguns exemplos.
Contando células com números usando CONT.NÚM
=CONT.NÚM(valor1; [valor2]; …)
A função CONT.NÚM é uma das mais simples dessa lista. Possui apenas um argumento, que são as células ou o intervalo de células que se deseja analisar.
Assim, se quisermos contar quantas células contém números entre as células B1 e B5 temos duas possibilidades.
- Informar à função célula a célula.
- Informar o intervalo inteiro à função.
No primeiro caso ficaria assim:
=CONT.NÚM(B1; B2; B3; B4; B5)
E no segundo caso, assim:
=CONT.NÚM(B1:B5)
Os dois tem o mesmo efeito, mas temos que concordar que é muito mais fácil utilizar o segundo método. Imagine se o intervalo de análise fosse da célula A1 até a A1000, não seria viável digitar uma a uma (A1; A2; A3 … A1000) é muito mais fácil informar o intervalo (A1:A1000).
Veja abaixo um exemplo desta função no Excel.
Na imagem temos uma tabela que vai da célula B6 a B19 e queríamos contar quantas destas células continham números. Para isso na célula B3 inserimos a função CONT.NÚM.
Como pode ser visto na Barra de Fórmulas na parte superior da imagem o intervalo utilizado na função foi justamente aquele no qual os dados que queríamos analisar estão.
O resultado da função foi 3, como vemos na célula B3, pois em B6:B19 apenas as células B11, B14 e B18 contêm números.
Contando células não vazias usando CONT.VALORES
=CONT.VALORES(valor1; [valor2]; …)
Olhando os argumentos da função acima você deve ter percebido que são exatamente os mesmos da função que vimos anteriormente. E realmente são e funcionam da mesma maneira.
O que significa que temos que informar somente as células ou intervalos de células que queremos analisar e o Excel automaticamente nos dirá quantas das células que indicamos contêm algum dado inserido nelas.
Na imagem acima temos na célula B3 a função CONT.VALORES e nela inserimos o intervalo de análise de B6:B19.
A função retorna o número 11 pois no intervalo selecionado, que contém 14 células, 3 delas estão vazias, ou seja, não contém nenhum dado e por isso não são contadas na função.
Contando células vazias usando CONTAR.VAZIO
=CONTAR.VAZIO(intervalo)
Esta função tem uma diferença em relação as outras duas anteriores, que está no seu argumento. Aqui não temos a opção de selecionar célula a célula, somente podemos selecionar um intervalo, e somente um. Enquanto que nas funções anteriores podíamos inserir vários intervalos ao mesmo tempo (Ex: A1:A10; B3:H3).
Mas isso não irá interferir nos exemplos que estamos vendo.
Então, temos que somente indicar um único intervalo de células que queremos analisar e o Excel automaticamente nos dirá quantas das células que indicamos não contêm dado inserido nelas.
Na célula B3 está a função CONTAR.VAZIO com o intervalo B6:B19 informado.
Ao contrário da função anterior, esta nos retorna o número 3, pois no intervalo B6:B19 existem somente 3 células sem nenhum dado inserido, B11, B14 e B18.
Contando com base em um critério usando CONT.SE
Chegamos nas funções de contagem mais relevantes e importantes.
A função CONT.SE sozinha conseguiria substituir completamente as duas funções anteriores (CONTAR.VAZIO e CONT.VALORES) pois como vimos no início do artigo está é uma função que leva em consideração algum critério para fazer a contagem das células. Porém se formos parar para pensar, as duas funções que vimos anteriormente também usam um critério para contar. A CONT.VALORES usar o critério da célula conter algum dado, e a CONTAR.VAZIO usa o critério da célula não conter dados.
O CONT.SE também consegue substituir a função CONT.NÚM, mas não completamente, somente se o usuário quiser contar células que tenham números maiores, menores ou iguais a alguma numero qualquer.
Vamos entender melhor esta função.
=CONT.SE(intervalo; critérios)
Onde:
intervalo → É o intervalo de células que queremos analisar. Assim como na função vista anteriormente.
critérios → Aqui o termo deveria estar no singular pois na verdade podemos inserir apenas um critério. É o que será levao em consideração para a função contar ou não a célula.
Tipos de Critérios
O critério que determinará o que queremos contar pode ser tanto algo em texto como algo em número. Vamos dizer que o nosso critério é o número 50, e queremos analisar o intervalo A1:A20. Neste caso as possibilidades que temos de montar a função são:
=CONT.SE(A1:A20;50) → Contar, no intervalo de A1:A20, quantas as células iguais a 50.
=CONT.SE(A1:A20;”<>50″) → Contar, no intervalo de A1:A20, quantas as células diferentes de 50.
=CONT.SE(A1:A20;”>50″) → Contar, no intervalo de A1:A20, quantas as células maiores que 50.
=CONT.SE(A1:A20;”<50″) → Contar, no intervalo de A1:A20, quantas as células menores que 50.
=CONT.SE(A1:A20;”>=50″) → Contar, no intervalo de A1:A20, quantas as células maiores ou iguais a 50.
=CONT.SE(A1:A20;”<=50″) → Contar, no intervalo de A1:A20, quantas as células menores ou iguais a 50.
Quando o critério é um texto (não um número) as possibilidades que temos são apenas duas.
Digamos agora que nosso critério sejam as palavras Função Excel, as possibilidades que temos são:
=CONT.SE(A1:A20;”Função Excel”) → Contar, no intervalo A1:A20, quantas células são iguais a Função Excel.
=CONT.SE(A1:A20;”<>”&”Função Excel”) → Contar, no intervalo A1:A20, quantas células são diferentes de Função Excel.
Note que quando usando um número sem nenhum caractere especial não devemos colocá-lo entre aspas, isso faria o Excel interpretá-lo como sendo um texto e não um número.
Já no caso de usarmos texto, sempre temos de colocar as aspas, caso contrário o Excel tentará identificá-lo como sendo um número.
Eu havia dito que a função CONT.SE consegue substituir as anteriores e parcialmente a CONT.NÚM. Veja como:
CONT.VALORES = CONT.SE(A1:A20;”<>”&””) → Como o CONT.VALORES conta as células que são diferentes de células vazias, seria o mesmo que usar o CONT.SE informando que o critério é ser diferente de vazio, por isso inserimos os termos <> que indicam ‘diferente de’ e as aspas sem nada dentro “” que indicam ‘vazio’.
CONTAR.VAZIO = CONT.SE(A1:A20;””) → Como o CONTAR.VAZIO conta as células que não contém dados ou vazias, seria o mesmo que usar o CONT.SE informando que o critério é ser igual a vazio, por isso inserimos somente as aspas sem nada dentro “” que indicam ‘vazio’.
CONT.NÚM = CONT.SE(A1:A20;”>=0″) → Como disse anteriormente, o CONT.SE não consegue substituir completamente o CONT.NÚM, mas caso o usuário saiba que no intervalo, caso existam número, serão sempre maiores ou iguais a 0 (zero) (por exemplo) então conseguimos usar a função dessa maneira.
Veja abaixo um exemplo prático no Excel usando o CONT.SE.
Temos nesta imagem os dados de vendas de uma empresa qualquer para alguns de seus clientes.
O que queríamos saber é quantas das compras no período tiveram um Preço Total maior ou igual a 30.000 (trinta mil).
A função ficou assim(conforme a Barra de Formulas na imagem):
=CONT.SE(G6:G19;”>=”&C2)
G6:G19 é o intervalo onde estão os dados de Preço Total que queremos contar.
C2 é onde está o nosso critério, ou seja 30.000 (trinta mil). Poderíamos neste caso ter informado o critério como “>=30000” mas como utilizamos a célula C2 para facilitar a visualização do critério tivemos de montá-la como está.
Contando com base em um ou mais critérios usando CONT.SES
Esta função é uma extensão do CONT.SE que acabamos de ver, agora ao invés de usarmos um único critério para definir a nossa conta podemos usar vários. Esta função é capaz de substituir todas as demais que vimos (parcialmente a CONT.NÚM assim como a CONT.SE faz).
=CONT.SES(intervalo_critérios1; critérios1; …)
Onde:
intervalo_critérios1 → É o 1º intervalo de células que queremos analisar.
critérios1 → É o critério referente ao intervalo_critérios1.
Conforme escrevemos a função no Excel ela nos abrirá outros argumentos, seguindo assim:
intervalo_critérios1; critérios1; intervalo_critérios2; critérios2; intervalo_critérios3; critérios3; …
Os tipos de critérios funcionam Exatamente da mesma forma que na função CONT.SE (Na verdade é assim que funciona em qualquer função Excel).Então vamos direto a um exemplo no Excel.
Aqui utilizamos 3 critérios. Queríamos definir quantas vezes o cliente Agroplat comprou Soja antes do dia 01/09/2015.
A função foi posta na célula C5 e está escrita da seguinte maneira:
intervalo_critérios1 → É o 1º intervalo de células que queremos analisar.
critérios1 → É o critério referente ao intervalo_critérios1.
B8:B21 = Intervalo onde está o nome do cliente.
critérios1 → C2 = A célula onde está o nome do cliente. Poderíamos ter escrito “Agroplat” ao invés de ter feito referência a uma célula. O efeito é o mesmo, mas usando uma outra célula podemos rapidamente entender a função e alterar para o nome de outro cliente.
intervalo_critérios2 → C8:C21 = Intervalo onde estão as datas das compras dos clientes.
critérios2 → “<“&”C3″ = Menor que a célula onde está a data, ou seja menor que 01/09/2015 pois queremos apenas as compras que aconteceram antes desta data. Poderíamos ter utilizado também “<“&”01/09/2015” com o mesmo efeito.
intervalo_critérios3 → D8:D21 = Intervalo onde estão os nomes do produtos comprados.
critérios3 → C4 = Célula onde está o nome do produto comprado. Poderíamos ter escrito “Soja” que teríamos o mesmo efeito.
Assim, o que pedimos para esta função contar para nós foi, quantas vezes o clientes Agroplat que aparece no intervalo B8:B21 comprou o produto Soja que aparece no intervalo C8:C21 antes do dia 01/09/2015 que aparece no intervalo B8:B21.
Saiba que poderíamos ter alterado a ordem dos dados que não haveria problema algum, por exemplo ao invés de usar o nome do cliente como o primeiro intervalo e critério, poderíamos o ter usado como o último, ou segundo, não faz diferença.
Acompanhe o Função Excel
Olá. Muito útil a sua explicação, mas tenho uma dúvida. Como posso identificar algo que digitei errado se preciso fazer a contagem no cont.se ? Por exemplo : você digitou uma planilha que continha soja, milho, etc. Se eu digitar milo ao invés de milho e fizer a contagem ele não contará. Digo isso porque tenho uma planilha com mais de 3000 linhas e digitei 4 erradamente, pois o total da contagem foi 4 de diferença. Como posso resolver sem ter que olhar uma por uma ?
Minha sugestão (leiga!) seria criar um filtro e pedir pra ordenar a coluna que contém essas células com erro de digitação, assim ficaram agrupados aqueles dados que estão incorretos. Depois é só você corrigi-los e depois voltar para a ordenação do seu interesse. 🙂
Faça uma tabela dinamica com todos os dados dessa sua tabela.
Coloque no quadro LINHA o campo correspondente ao produto e no quadro VALORES o proprio produto.
com isso voce consegue ver quantas vezes repetem os produtos, ordene de forma decrescente (1a linha de contagem).
Essa validação de consistência de dados, pode ser feita em todos os campos.