O básico do Excel

Se você não manja nada da maior ferramenta de planilhas eletrônicas do mundo, aqui está um apanhado de informações com o básico do Excel para que você possa começar nesse mundo novo.

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Células, linhas e colunas

O Excel nada mais é do que uma planilha eletrônica. Um papel cheio de linhas pré-desenhadas que facilitam a organização de dados. Para cada um dos quadradinhos (retângulos na verdade) que essas linhas formam damos o nome de célula.

São nessas células que escrevemos os valores, textos, funções e fórmulas. Abaixo vemos várias células pintadas, só para destacar.

Um conjunto de  células em uma mesma linha ou em uma mesma coluna, formam o que chamamos de linhas e colunas. Sendo que as linhas são enumeradas e aparecem na esquerda da tela em ordem crescente, e as colunas são nomeadas em ordem alfabética e aparecem no parte superior da tela.

Assim, semelhante a um jogo de batalha naval, as células também recebem nomes, que iniciam sempre pelo nome da coluna seguido do número da linha. A célula pintada de vermelho na figura acima é a B2, e a célula pintada de verde é a C5.

Ao selecionarmos qualquer célula na planilha o Excel facilita nossa visão identificando qual o nome da célula de duas formas. A primeira é pintando levemente de cinza a coluna e a linha da célula selecionada. A segunda aparece na caixa de nome, como mostra a figura abaixo.

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Configurando células, linhas e colunas

Se você já está habituado com algum editor de texto, em especial o Microsoft Word, essa etapa vai ser a mais simples pois se assemelha em muitos aspectos com o editor de texto do Office.

As principais configurações possíveis nas células, linhas e colunas são encontradas na primeira aba (Página Inicial) do menu superior do Excel.

As configurações e personalizações possíveis estão divididas em blocos, assim como em todas as outras abas do menu superior do Excel.

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ÁREA DE TRANSFERÊNCIA – 1º Bloco

O primeiro bloco recebe o nome de Área de Transferência, este bloco é responsável pelas ações de copiar, colar e recortar. No Excel, além das três tradicionais ações que podemos fazer com a área de transferência, existe ainda uma série de formas diferentes de colar algo que você copiou. É possível visualizar boa parte delas clicando na seta que diz colar, logo no primeiro botão. Passando o mouse por cima de cada ícone você tem a função que cada um deles exerce. Aliás, em qualquer botão do Excel ao passar o mouse por cima aparece uma breve explicação sobre o que ele faz, o que facilita bastante, basta fuçar um pouco que já se aprende bastante coisa.

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FONTE – 2º Bloco

O mais familiar é certamente o segundo bloco, chamado de Fonte. Nele é possível alterar a fonte do texto, sublinhar, botar em negrito ou itálico, alterar o tamanho da fonte, pintar a cor de fundo da célula  e alterar a cor da fonte.

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ALINHAMENTO – 3º Bloco

No terceiro bloco, chamado de Alinhamento, podemos configurar como o texto é exibido na planilha.

Com exceção de um dos 10 botões desse grupo, todos são bem simples de serem utilizados, principalmente quando já se é familiarizado com algum editor de texto. O botão que pode ser uma novidade é o último, chamado de Mesclar e Centralizar, o nome já diz tudo, com ele é possível mesclar várias células, linhas ou colunas em uma só.

Veja abaixo, utilizando o Mesclar e Centralizar podemos deixar visualmente melhor o cabeçalho da tabela, onde a palavra Moradores que antes estava em apenas uma célula, e acabava sobrepondo outra, agora está bem posicionada exatamente no centro, ocupando 3 células.

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NÚMERO – 4º Bloco

A partir do quarto bloco é que a coisa fica um pouquinho diferente dos editores de texto.

Neste bloco, chamado Número, podemos editar como o número ou texto é exibido na planilha, se é uma data, hora, valor contábil, moeda, porcentagem, etc. A imagem abaixo traz exatamente o mesmo número digitado 15920 e apenas configurado de maneiras diferentes para exibição, veja.

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ESTILO – 5º Bloco

Com o quinto bloco, conhecido como Estilo, podemos configurar a aparência das células. As funções desse bloco ajudam  a organizar e facilitar a visualização dos dados da planilha, e certamente o primeiro botão deste bloco é o mais interessante e importante deles, o botão de Formatação Condicional. Para saber mais sobre formatação condicional, clique aqui.

Como este é apenas um artigo introdutório não entrarei em detalhes ainda sobre como utilizar esta função, mas para exemplificar você pode mudar a aparência de um célula de forma automática com base no dado que ela contém, podendo por exemplo pintar de verde sempre que estiver escrito VERDADEIRO e de vermelho sempre que estiver escrito FALSO, dentre muitas outras possibilidades.

Com o segundo botão desse bloco, Formatar como Tabela é possível selecionar um grupo de células na planilha e rapidamente configurá-las com aparência de tabela, como o nome já diz.

E o terceiro e último botão do bloco, Estilo de Célula, contém algumas configuração pré-configuradas para alterar a aparência das células, Nada que você já não consiga fazer, com um pouco mais de trabalho, com os blocos Fonte, Alinhamento e Número.

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CÉLULAS – 6º Bloco

No sexto bloco, nomeado de Células, temos algumas funções que mexem com a estrutura da planilha em si (que depois de um tempo de prática acabam sendo acessados de outras formas mais rápidas, por atalhos no teclado).

Com as funções desse bloco podemos incluir e excluir células, linhas e colunas, além de redimensionar o tamanho das linhas e  colunas (o que é mais simples ser feito com o mouse, simplesmente arrastando o canto da linha ou coluna). Podemos também pintar a aba de uma planilha ou bloqueá-la com uma senha. A imagem abaixo mostra algumas dessas funções, as abas de três planilhas pintadas e as colunas C, D e E redimensionadas.

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EDIÇÃO – 7º Bloco

Com o sétimo bloco, denominado de Edição, último bloco da aba Página Principal, temos uma série de outros atalhos, que assim como a maioria das funções do bloco anterior, acabam sendo pouco usados depois com a prática no uso do Excel, quando se aprende a acessar esses atalhos pelo teclado e mouse.

Neste bloco temos os atalhos de funções simples do Excel, tais como soma, média, contagem de números, dentre outras. Temos ainda o autopreenchimento para séries de dados e funções de filtro e classificação de dados. Além das funções de Localizar e Selecionar, as que considero mais relevantes nesse bloco por apresentar funções que você não encontrará em outros atalhos.

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Introdução a Funções e Fórmulas no Excel

Agora que você já tem uma noção do principal menu de ferramentas do Excel, podemos partir para entender um pouco sobre funções e fórmulas, o que realmente faz o Excel ser uma ferramenta útil especialmente em ambientes corporativos. Antes de mais nada, quero deixar claro que a nomenclatura que utilizo aqui é que função é a utilização de um único recurso de conta ou análise de Excel, enquanto fórmula é o uso de dois ou mais desses recursos juntos, ou seja o uso de mais de uma função ou uma função combinada com algum outro cálculo ou análise.

O Excel possui uma vasta variedade de funções com as mais diferentes finalidades. Todas elas estão devidamente categorizadas em:

• Financeiro
• Data e Hora
• Matemática e Trigonometria
• Estatística
• Pesquisa e Referência
• Banco de Dados
• Texto
• Lógico
• Informações
• Engenharia
• Cubo
• Compatibilidade
• Web

é importante ressaltar que:

• Todas elas iniciam com o sinal de = (igual).
• Todas podem ser escritas diretamente nas células ou na barra de fórmulas.
• Todas iniciam (após o sinal de =) pelo seu nome seguido da abertura de parênteses.
• Todas são finalizadas com um fechamento de parênteses.

A Barra de Fórmulas é também um excelente local para se aprender como utilizar cada uma das funções do Excel, além de se procurar por formulas que não se sabe o nome.

Ao clicar no botão ƒx que aparece no canto superior esquerdo da imagem abaixo, uma janela se abre com todas as funções do Excel listadas. Aqui você pode digitar o que deseja fazer, para que ele busque automaticamente a função que procura, ou ainda selecionar um função com base na sua categoria. Veremos como utilizar melhor esse menu em seguida.

Enquanto isso, o uso mais simples que podemos dar ao Excel é o de calculadora. Com ele podemos fazer as quatro operações simples da matemática, sem a necessidade de nenhuma função específica do programa, ou então contas mais elaboradas, como média, desvio padrão, logaritmo, etc.

Veja abaixo um exemplo simples de algumas contas matemáticas utilizando somente as quatro operações básicas de + (soma), – (subtração), * (multiplicação) e / (divisão).

O resultado de cada operação exibido na linha 4 foi obtido com a utilização de fórmulas referenciando células, como mostra a linha 5.

E o resultado exibido pela linha 6 foi obtido sem a referenciação a células, isto é, os número foram digitados um a um, como é mostrado na linha 7.

A primeira forma de cálculo, mostrada na imagem acima, é mais inteligente e prática, pois é mais fácil de se trabalhar referenciando uma célula, pois não precisamos digitar toda a fórmula, podemos simplesmente digitar o sinal de = e com o mouse ou com as setas do teclado mover até a célula que queremos, depois digitamos o sinal de + e novamente, clicamos com o mouse ou navegamos com as setas do teclado até a segunda célula, no fim apertamos a tecla Enter e está pronto. Além dessa comodidade temos também a possibilidade de copiar a fórmula para outra célula qualquer além e alterar os números da fórmula com mais facilidade, já que estão bem visíveis em células separadas.

Nos exemplo acima fiz fórmulas bastante simples, mas leve em consideração que as fórmulas matemática podem ser maiores e mais complexas que isso, poderíamos botar mais de uma função matemática em uma mesma fórmula ou fazer uma fórmula mista entre ser referenciada ou não a uma célula, por exemplo:
=(C2+D2)/(20*0,3)-E2

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Exemplo de Função e Formula no Excel

Como dito anteriormente, ao utilizar a Barra de Fórmulas temos acesso a todas as funções do Excel.

Sendo assim vamos resolver o problema abaixo de duas formas, uma utilizando todo o poder da Barra de Fórmulas e outro utilizando o mecanismo de ajuda rápida.

Na imagem acima temos uma série de dados e queremos descobrir qual é a Soma, a Média, o valor Mínimo  e o valor Máximo destes dados.

MÉTODO 1 – Barra de Fórmulas

Selecionamos a célula D3 que é o local onde queremos digitar qual é a soma dos dados. Em seguida clicamos no ƒx na Barra de Fórmulas e procuramos por Soma, desse jeito:

O Excel irá listar todas as funções que ele acredita terem alguma relação com a palavra Soma. E o primeiro resultado que obtemos é justamente a fórmula chamada Soma, e como podemos ver na descrição mostrada na parte inferior da janela da figura acima, Soma todos os números em um intervalo de células, justamente o que precisamos.

Selecionamos esta opção e clicamos em OK. Outra janela aparecerá pedindo qual é o intervalo de soma, conforme a figura abaixo.

1. Apresenta a descrição do argumento da função, no caso da função de Soma temos apenas um argumento, que são as células que queremos fazer a soma.
2. Neste caso apenas selecionei as células de B3 até B13 usando o mouse, clicando e arrastando nas células, ele automaticamente coloca os : (dois pontos) indicando que é um intervalo que inicia em B3 e vai até B13, B3:B13.
3. As células selecionadas ficaram com um pontilhado ao seu redor, apenas para nos indicar que são elas que foram selecionadas.
4. Aqui, na Barra de Fórmulas a função já aparece pronta, como deve ser.

Agora basta apertar em OK e teremos o resultado da soma pronto na célula D3.

MÉTODO 2 – Escrever diretamente na célula (Mecanismo de ajuda rápida).

Esta forma é mais rápida, mas um pouco menos explicativa, pois não aparece toda explicação na tela como no anterior. Mas com a prática é assim que você começará a utilizar as funções de fato.

Aqui se trata de escrever o que vemos na Barra de Fórmulas da figura anterior diretamente em uma célula, neste caso na D3.

Você irá notar que assim que você escreve o sinal de igual seguido da letra S (de soma) o programa automaticamente mostrará uma série de funções que iniciam com a letra S, e conforme você for escrevendo ele vai filtrando. Confira na imagem abaixo, além de mostrar uma série de funções ele já mostra uma breve descrição do que ela faz, e também já escreve na Barra de Fórmulas.

Assim que encontro a função que desejo utilizar basta apertar a tecla TAB no teclado para autocompletar o nome da função ou escrever o nome da função por completo e abrir um parênteses para que o Excel comece a me auxiliar a montar aquela função em específico, de forma bastante semelhante ao método anterior.

Note que o primeiro argumento da função se chama núm1  e o segundo argumento é o núm2, e assim em diante. O que significa que podemos selecionar número a número, ou seja as células B3; B4; B5; B6 … até a B13, sempre separadas por ; (ponto e virgula) ou, podemos dizer um intervalo, que é B3:B13 (quando usamos os : o Excel interpreta como um intervalo que inicia em B3 e vai até B13), o que é muito mais prático e eficiente.

Assim, utilizando o mouse simplesmente selecionamos o intervalo de B3:B13, como feito anteriormente.

Feito isso, basta fechar o parênteses da função e apertar a tecla Enter no teclado que o Excel concluirá a função automaticamente e o resultado será exibido na célula D3.

As demais funções desse exercício funcionam exatamente da mesma maneira que a função soma só muda o nome de cada uma delas.

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O negócio é sair fuçando

Agora que você já tem o básico, viu que o Excel possui inúmeras auto-ajudas para usar qualquer uma de suas funções, o negócio é não ter medo e sair fuçando mesmo, experimentando o Excel, tentando montar suas planilhas e aos poucos você vai aprendendo e dominando a ferramenta. Foi assim que eu aprendi, nunca fiz curso nenhum (é sério), se eu consegui, você também pode, basta ter interesse.

Caso queira mais informações básicas, sugiro que leia O Básico do Excel #2 – Símbolos Matemáticos clicando aqui.

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